Bilgi içeren belgeler gözden geçirilip de kalıcı ve devamlı değerlere sahip olduklarının farkına
varıldığında "Arşiv" adıyla yeni bir statü kazanırlar. Onların bu statüye dahil edilmesini tayin
edecek kriterlerin ve hangi safhada bu statüye dahil edileceklerinin belirlenmesi ise bahis konusu
müessesenin veya o müessesenin bulunduğu ülkenin özel durumuna bağlı olarak farklılık arz
edecektir. Bir arşivde bulunan belgeler düzensiz ve kontrolden geçmeyen malzemelere benzemez.
Arşiv malzemesinin doğru tanımlanabilmesi onun sistemli bir biçimde düzenlenmesine bağlıdır.
Belgeler anlamlarını yerine getirdikleri fonksiyonların sonucunda kazandıklarından yine bu
işlevlerine göre sınıflandırılmalıdırlar. Belgelerin önemini ve mahiyetini açıklayan bilgi
fonksiyonel kaynağı ile alakalı olanıdır. Yayınlar için konuyla ilgili bilgi ne kadar önemli ise
belgeler için de bu bilgi o kadar önemlidir.