Yine kurum ve kuruluşlarda iş akımı sürecinde kullanılan belgelerin bir düzen içinde olması iş akışını kolaylaştıracağından belgelerin bir düzen içinde tutulması gerekmektedir.

Bu belgeler kurum/kuruluş içinde/dışında yapılan yazışmalar; gelen/giden belgelerdir. Tüm bunların bir kayıt altında tutulması hem belgelemek hem de istendiği zaman kolayca erişim sağlamak açısından uygun bir düzen seçilmesi gerekmektedir.
Elinizdeki kitapta günümüzde tüm bu işlemlerin ağırlıklı olarak bilgisayar ortamında tutulduğu düşünülerek bilgisayar ortamında işlemlerin yapılmasına ağırlık verilmiştir.