Bilgi içeren belgeler gözden geçirilip de kalıcı ve devamlı değerlere sahip olduklarının farkına 
varıldığında "Arşiv" adıyla yeni bir statü kazanırlar. Onların bu statüye dahil edilmesini tayin 
edecek kriterlerin ve hangi safhada bu statüye dahil edileceklerinin belirlenmesi ise bahis konusu 
müessesenin veya o müessesenin bulunduğu ülkenin özel durumuna bağlı olarak farklılık arz 
edecektir. Bir arşivde bulunan belgeler düzensiz ve kontrolden geçmeyen malzemelere benzemez. 
Arşiv malzemesinin doğru tanımlanabilmesi onun sistemli bir biçimde düzenlenmesine bağlıdır. 
Belgeler anlamlarını yerine getirdikleri fonksiyonların sonucunda kazandıklarından yine bu 
işlevlerine göre sınıflandırılmalıdırlar. Belgelerin önemini ve mahiyetini açıklayan bilgi 
fonksiyonel kaynağı ile alakalı olanıdır. Yayınlar için konuyla ilgili bilgi ne kadar önemli ise 
belgeler için de bu bilgi o kadar önemlidir.